Skrive, designe og promotere tekniske dokumenter.

Hva er et teknisk dokument?

Et teknisk dokument er et overbevisende essay som bruker bevis, fakta og resonnementer for å hjelpe et bedriftspublikum med å forstå et bestemt emne eller problem, og det består vanligvis av mellom 3000 og 5000 ord. Tekniske dokumenter oppfordrer målgruppen med potensielle kunder eller partnere (og de tekniske ekspertene de samarbeider med) til å løse et problem på en bestemt måte eller trekke en bestemt konklusjon. Tekniske dokumenter er vanligvis en del av de tidlige stadiene eller mellomstadiene i en kundes kjøpssyklus.

Det finnes to hovedtyper av tekniske dokumenter:

• Et bakgrunnsdokument tar opp fordelene ved et produkt eller en tjeneste og bruker bevismateriale for å forklare hvorfor gjeldende produkt eller tjeneste er fordelaktig for målgruppen. Dette er ikke nødvendigvis en aggressiv salgstaktikk. I stedet bør bevisene om produktet eller tjenesten tale for seg selv, for eksempel som i dette eksemplet på et teknisk dokument.
  
  
• En problemløsingstilnærming identifiserer vanlige problemområder for den aktuelle bransjen og tilbyr løsninger for disse problemområdene. Disse løsningene skal lede publikum mot produktet eller tjenesten bedriften din tilbyr. Dette tekniske dokumentet fra Ventyx er et eksempel på en problemløsingstilnærming.

Formålet med et teknisk dokument er i alle tilfeller å presentere bedriftens ekspertise og kunnskap og vise evnen til å skape verdier for kundene. Tekniske dokumenter er i svært stor grad en del av en generell markedsføringsstrategi, men det handler mer om å dyrke forhold og bygge tillit hos potensielle kunder enn å få folk til å konvertere.

Dette bør et teknisk dokument inneholde.

En innledning.

Tekniske dokumenter begynner med et kort sammendrag av emnet, også kalt en innledning. Dette sammendraget må alltid inneholde de viktigste punktene og hovedideene i det tekniske dokumentet. Denne delen skal være lett forståelig for et ikke-teknisk publikum.

Forskningsmateriale som argumenterer for bruk av produktet eller tjenesten.

Tekniske dokumenter er overbevisende, men de skal ikke være salgsreklame. Selv om et teknisk dokument handler om effektiviteten til et gitt produkt eller en gitt tjeneste, skal det brukes forskningsmateriale, nyttig informasjon og harde tall i stedet for retorikk eller merkevarebygging. Det skal være mer som en læreboktekst eller akademisk tekst, og ikke som noe som kommer fra en markdsføringsavdeling, selv om det skulle være skrevet av en.

Et godt teknisk dokument presenterer data på en mest mulig optimal måte for bedriften og tar opp kundenes potensielle problemområder. Det refererer ofte til uavhengige undersøkelser eller en case-studie som viser til resultater som støtter merkevaren og bidrar til å styre kundene i riktig retning når de skal fatte kjøpsbeslutninger.

En profesjonell, men mottakelig tone.

Tekniske dokumenter har en viktig balansegang mellom forretningsideer på høyt nivå og mer kompliserte tekniske detaljer. De må være forståelige for beslutningstakere i bedrifter, blant annet sjefer og avdelingsledere, som kan ha en god forståelse av den tekniske siden av virksomheten, men som kanskje ikke er kjent med alle de tekniske detaljene.

Du bør også skrive dem med et teknisk publikum i tankene. Beslutningstakere, for eksempel administrative ledere eller teknisk ansvarlige, har ofte en teknisk bakgrunn, og ledere ser ofte etter innspill fra tekniske eksperter før de fatter en beslutning. Teknisk personell kommer til å lese det tekniske dokumentet, og det bør være tilstrekkelig detaljert og faktabasert for at de skal kunne sette pris på innholdet.

Oversiktlig og funksjonell design.

Tekniske dokumenter inneholder ofte bilder, diagrammer og infografikk. Alle disse elementene skal imidlertid tas med for å informere snarere enn for å illustrere – tekniske dokumenter skal ha en oversiktlig og profesjonell design. Visuelle elementer kan i stor grad gjøre et teknisk dokument mer lettleselig og overbevisende, men de skal spille den samme rollen som visuelle elementer i en vitenskapelig eller teknisk artikkel.

Tekniske dokumenter skal alltid utgis som lett tilgjengelige nedlastbare PDF-filer. De kan opprettes i mange ulike programmer – alt fra tekstbehandlingspakker til designapplikasjoner som for eksempel Adobe InDesign. Formater dem slik du formaterer en teknisk journal eller et tidsskrift, og ikke som et blogginnlegg eller andre nettressurser. Det kan være nyttig å følge en mal for tekniske dokumenter for å sikre at disse kriteriene oppfylles.