Pisanie, projektowanie i promowanie oficjalnych dokumentów

Przekonaj się, jak oficjalne dokumenty budują zaufanie potencjalnych klientów dzięki danym i wynikom badań.

Kolaż różnych stron oficjalnych dokumentów

Przekonujący opis oferty firmy: oficjalne dokumenty


Dzięki materiałom marketingowym, takim jak blogi, audycje internetowe czy wpisy w mediach społecznościowych, odbiorcy poznają markę, ale gdy kadra kierownicza podejmuje decyzje o zakupach, często poszukuje bardziej szczegółowych informacji o produktach i dostawcach. Nie wystarczy wtedy, aby odbiorcy wiedzieli o marce. Muszą też zrozumieć, dlaczego warto zainwestować w ten produkt lub daną usługę. Trzeba ich przekonać, co dokładnie oferujesz. Pomaga w tym oficjalny dokument, w którym potencjalni klienci i partnerzy mogą znaleźć przykłady potwierdzające efektywność oferty.

Co to jest oficjalny dokument


Oficjalny dokument jest przekonującym esejem — opisującym dowody, fakty i rozumowanie, aby pomóc odbiorcom biznesowym w zrozumieniu określonego zagadnienia lub problemu. Zazwyczaj zawiera od 3000 do 5000 słów. Oficjalne dokumenty zachęcają odbiorców — osoby odpowiedzialne u potencjalnych klientów lub partnerów (oraz specjalistów branżowych) do rozwiązania problemu we wskazany sposób lub dojścia do określonego wniosku. Najczęściej oficjalne dokumenty stosuje się na początku lub w połowie cyklu zakupowego klienta.

 

Istnieją dwa ogólne typy oficjalnych dokumentów:

 

  • Informacje podstawowe zawierają omówienie zalet produktu lub usługi wraz z ich potwierdzeniem. Wskazują one, dlaczego oferta jest korzystna dla jej odbiorców. Nie musi to być dokument aktywnie nakłaniający do zakupu. Chodzi w nim o potwierdzenie cech produktu lub usługi, które są przekonujące same w sobie — tak jak w tym przykładowym oficjalnym dokumencie.

  • Opis rozwiązania problemu identyfikuje trudne zagadnienia występujące w branży i proponuje ich rozwiązania. Naturalnie opisywane podejście powinno kierować odbiorców do oferty Twojej firmy. Ten oficjalny dokument firmy Ventyx jest przykładem opisu rozwiązania problemu.

 

W obu przypadkach oficjalny dokument ma prezentować wiedzę specjalistyczną i doświadczenie Twojej firmy, które przekładają się na korzystną ofertę dla klientów. Choć oficjalne dokumenty zdecydowanie są częścią ogólnej strategii marketingowej, ich przeznaczeniem jest bardziej utrzymywanie relacji z potencjalnymi klientami i wzbudzanie ich zaufania, a nie bezpośrednie nakłanianie do zakupu.

 

Trzy nałożone strony oficjalnego dokumentu

Zawartość oficjalnego dokumentu


Krótkie podsumowanie

Oficjalne dokumenty zaczynają się od krótkiego opisu ich tematyki. W tym miejscu zawsze należy podać najważniejsze wnioski i pomysły, jakie omówiono szerzej w dalszej części dokumentu. Ta sekcja powinna być przystępna nawet dla odbiorców bez wiedzy technicznej.

 

Badania wskazujące na zalety produktu lub usługi

Oficjalne dokumenty są przekonujące, ale nie stanowią materiałów handlowych. Nawet jeśli podajesz w nich dane o efektywności produktu lub usługi, są to wyniki badań, przydatne fakty i rzeczywiste liczby — nie na retoryka czy elementy wizerunku marki. Tekst powinien raczej przypominać treści edukacyjne lub akademickie zamiast materiałów powstających w dziale marketingu (nawet jeśli pochodzi z tego właśnie działu).

 

Dobry oficjalny prezentuje dane w najkorzystniejszym dla firmy świetle i wskazuje klientom skuteczne sposoby rozwiązania ich problemów. Często odwołuje się do badań zewnętrznych lub analiz przypadków, których wyniki potwierdzają zalety marki i pomagają klientom w podjęciu decyzji o zakupie.

 

Ton profesjonalny, ale przyjazny

W oficjalnych dokumentach trzeba zachować szczególną równowagę między kompleksowymi zagadnieniami biznesowymi a szczegółami technicznymi. Treść musi być zarówno czytelna dla osób podejmujących decyzje (na różnych stanowiskach kierowniczych), które dysponują wiedzą ogólną o działalności i pewną wiedzą na temat zagadnień technicznych w firmie, ale nie zajmują się każdym drobnym aspektem używanych rozwiązań.

 

Jednocześnie trzeba pisać z myślą o czytelnikach mających bogate doświadczenie w pewnej dziedzinie techniki. Dyrektorzy operacyjni i techniczni zazwyczaj mają wykształcenie techniczne, a kierownictwo często opiera się na opiniach specjalistów w danej dziedzinie, aby podejmować lepsze decyzje. Oficjalny dokument będą czytali ludzie dogłębnie znający jego tematykę, dlatego musi on być odpowiednio szczegółowy i oparty na faktach, aby został poważnie potraktowany.

 

Prosta i funkcjonalna oprawa

Często oficjalne dokumenty zawierają fotografie, wykresy i grafiki informacyjne. Każdy z takich elementów powinien jednak zawierać informacje, a nie służyć jako ilustracja. Projekt oficjalnego dokumentu powinien być czysty i profesjonalny. Elementy wizualne mogą poprawić czytelność oficjalnego dokumentu i skuteczniej przekonać odbiorców, ale ich rola jest taka sama jak w przypadku publikacji naukowej lub artykułu technicznego.

 

Oficjalne dokumenty należy zawsze publikować jako łatwy do pobrania i przeczytania plik PDF. Do ich tworzenia możesz używać zarówno edytorów tekstu, jak i programów do tworzenia rozkładu, takich jak Adobe InDesign. Formatuj je tak, jakby miały zostać opublikowane w czasopiśmie naukowym — a nie na blogu czy w innym formacie online. Warto skorzystać z szablonu oficjalnego dokumentu, aby zagwarantować stosowanie tych zasad.

 

Tworzenie oficjalnego dokumentu w programie Adobe InDesign

Publikowanie i promowanie oficjalnych dokumentów


Większość oficjalnych dokumentów udostępnia się do pobrania w formacie PDF, dlatego nie trzeba optymalizować ich treści pod kątem wyszukiwarek takich jak Google. Zamiast tego oficjalne dokumenty warto umieścić na stronie, którą poddano optymalizacji SEO.

 

Na oficjalnych dokumentach mogą być oparte materiały marketingowe innych typów. Gdy opracujesz oficjalny dokument, zadbaj o jego promocję w ramach publikacji prasowych, wpisów na blogu, postów w mediach społecznościowych, audycji internetowych, grafik informacyjnych, seminariów internetowych oraz wszelkich innych dostępnych kanałów. Oficjalne dokumenty należy promować za pomocą krótszych zasobów marketingowych, takich jak blogi czy często zadawane pytania. Jeśli czytelnicy badają pewne zagadnienie na blogu firmy, zachęć ich do pobrania oficjalnego dokumenty w celu uzupełnienia wiedzy. Pierwszy wpis na blogu lub w serwisie Twitter przyciągnie uwagę, ale to oficjalny dokument pozwoli zbudować zaufanie. Możesz przygotować wiele treści tego typu, korzystając z aplikacji do pracy twórczej — dostępnych na przykład w usłudze Adobe Creative Cloud dla zespołów.

 

Większość oficjalnych dokumentów pozostaje wartościowa przez długi czas, dzięki czemu nadają się do długofalowych strategii marketingowych. Dopóki dowody opisane w oficjalnym dokumencie przystają do rzeczywistości, możesz użyć go w kolejnych cyklach zawartości marketingowej — jako zasobu prezentowanego w połowie cyklu zakupowego.

Kreatywne sposoby rozwoju firmy

RELACJE KLIENTÓW


Przekonaj się, jak klienci firmy Adobe tworzą doskonałe rozwiązania przy użyciu usługi Creative Cloud dla zespołów.

SPRAWDZONE PROCEDURY


Najnowsze wytyczne dotyczące skutecznego projektowania, marketingu i innych działań
 

SAMOUCZKI


Przenoszenie kreatywności na wyższy poziom dzięki samouczkom krok po kroku

Poznaj aplikacje ułatwiające pracę nad oficjalnymi dokumentami.

Wybierz plan usługi Creative Cloud dla zespołów.

Wszystkie plany obejmują dostęp do portalu Admin Console do zarządzania licencjami, całodobową pomoc techniczną, dowolną liczbę ofert pracy w usłudze Adobe Talent i 1 TB przestrzeni dyskowej.

Pojedyncza aplikacja

29,99€/mies.
za licencję (bez VAT)


Wybierz jedną aplikację firmy Adobe dla twórców, taką jak Photoshop, Illustrator, InDesign, Spark lub Acrobat Pro.*

NAJKORZYSTNIEJSZA OFERTA

Wszystkie aplikacje

69,99 € /mies. za licencję (bez VAT)

 

Obejmuje wszystkie rozwiązania firmy Adobe dla twórców — Photoshop, Illustrator, InDesign, Spark, Acrobat Pro i ponad 20 innych aplikacji.

Zadzwoń pod numer 800012078 lub poproś o poradę

Masz pytania? Porozmawiajmy.

Kupujesz dla dużej organizacji? Poznaj ofertę Creative Cloud dla przedsiębiorstw

* Plany pojedynczej aplikacji Acrobat Pro, Lightroom i InCopy obejmują 100 GB przestrzeni dyskowej.